会场布置完毕要根据开会时间来确定。如果是上午8:30-9:00召开，务必在前一天晚上布置完毕；如果是在下午2:30-3:00召开，务必在当天上午布置完毕；如有特殊情况，根据实际情况来安排时间。

座序和桌牌。按照参会人数，排好座序（以便参会人员查看座位），打好桌牌。这里要特别注意主席台的座序（座序有很大的讲究，以后再详细讲解）和桌牌，因为台上座的不是领导就是嘉宾，座序和名字千万不能打错，要反复核实。排列座序和打印桌牌之前还有一道工序，收集参会人员名单，主席台参会人员临会前有变化要赶紧补上和调整座序。这里要再啰嗦一下，会议室门口和路线转角要张贴会议指示牌，如果是特别大型的会议，还要在公路显眼处摆放较大的指示牌。

摆放话筒。如果条件允许，主席台所有人都要摆放话筒；如果话筒不够但发言人数较多，摆放中间3-4个固定话筒，根据发言顺序两边摆放流动话筒。如果台下需要有人到台上发言，一种可以在主席台最右边（根据会场情况摆放左边还是右边）留出空位，另一种可以在主席台最右边摆放一个固定发言席，台下发言人的顺序排布根据长幼、进出方便来排列（和第二个步骤有联系）。摆放完毕逐个试音，并调节音响声音大小。

摆放资料。如果会议资料有标明顺序则按顺序排列；如果没有标明，则按会议议程内容排列，以方便参会人员阅读；如果其中有A3、A4资料，则A4在上、A3在下，记住一个原则——先小后大、先短后长。

（不需要摆放资料则不管）

播放视频。不管是看电视直播还是投影，一定要备用一台电视或电脑并安排2-3名工作人员在侧屋待命，操作人员随时在侧屋观察播放情况。调试好后要反复观看，避免在开会时出现影像卡顿等情况。

后勤保障。一是电源灯光。务必联系供电局是否停电，并备好发电机。二是茶水准备。根据领导要求、天气、开会时间长短等情况来确定是否摆放茶杯或矿泉水。三是会标。用LED灯的要查看LED灯是否可以使用，不能使用要及时修理；用横幅的要量好尺寸和字体大小，最迟会前1小时拉好。四是工作人员。如允许工作人员参加或人员充足，那么最好在座位最后边待命2-4个工作人员。